摘要：近年来，更全面的招标和采购管理制度逐步出台，数字化招标和采购正在积极推进。本文首先对招标采购全流程数字化实践中存在的问题进行了概述；其次，阐述了招标采购全流程数字化的优势以及实践应用过程；最后，对共建招标采购全流程数字化的促进措施提出了几点有效建议。

关键词：招标采购 数字化 协调共建

新的数字化招标采购模式利用供应商和产品信息、买方需求信息以及基于云计算的招标采购平台服务，实现在线完成采购流程以及实现供应商、买方和代理商的远程合作。数字化招标采购具有大数据分析和信息共享功能且服务优质、高易用性和低成本的特点，解决了企业在供销方面最重要的问题，增加了供应方的竞争和市场机会，提高了供应质量和成本控制，扩大了市场渠道和机会，一方面为大幅提高供销和销售系统的效率提供精准支持。另一方面，可以大幅提高企业供应链和营销网络的运营效率，有效打通供应链对接平台上下的沟通渠道，促进企业对信息资源的开****和利用，加速管理的数字化进程。

一．招标采购全流程数字化存在的问题

1.1 数字化平台没有及时进行连接和交流

该问题突出表现在不同平台间没有通过端口互相连接，数据没有实现共享。目前，各地方的电子交易平台和各公司的交易系统在交易模式、系统框架、软件接口、数据结构等方面差异较大，因此可能导致系统对接不畅，对接准备工作不稳定。另一方面，协同效应和经验交流太少，综合性数字化平台所需的市场参与者、技能、业绩和信用信息的协同交流，不足以满足数字化平台和区域间贸易的要求。特别是很多地方的交易平台没有实时交换市场参与者和信用信息，市场参与者仍然依靠纸张来证明。

1.2 数字化系统的标准没有与时俱进

首先，许多数字化采购平台没有得到很好的规范，我国有关招标的法律法规主要规范纸质招标程序，对于数字化采购的规范要求还欠完备，一些法规没有考虑到电子采购的现状。因为在电子采购平台运行过程中可能会出现技术网络故障，争议解决和恢复机制并不完善，一些城市和组织似乎更倾向于以两种不同的方式实施电子采购和纸质招标，。其次，数字化系统的标准也不统一，现有的招标规则和标准大都是基于纸质文件和手工作业，不能完全满足电子招标和无纸化招标的要求。此外，对于在线招标启动或远程异地评标等创新方法，仍然没有统一的技术规范。整个数字化招标过程也缺乏明确的识别标准，这使得数字化招标无法扩展到招标前和招标后。

1.3 监测能力和检测工具不足

与在招标采购过程中进行数字化交易相比，数字化监测相对滞后，这一点很突出。例如操纵招标程序等欺诈行为非常隐蔽，难以****现。目前数字化采购平台规格、流程的不统一也使得行政机关现有的监督招标程序的方法和工具主要集中在纸质招标程序上，很难建立起一套可以广泛应用于各类线上采购平台的监督和管理办法。监管部门严格的属地化管辖同样使其难以适应数字化在线采购。一些机构和部门还担心，实行数字化采购后，较低的投标价格会助长操纵投标和篡改等非法行为，使有效监督更加困难。

二．共建招标采购全流程数字化的优势

2.1 提高招标采购的时效性

与传统的招标采购相比，数字化招标作为电子商务的一种重要形式，也是采购****展的一个必然趋势。在以往的招标采购模式中，人为干预通常是导致采购价格上涨、质量不稳定的因素，有时还会出现非法和无纪律的交易。数字化采购不仅可以快速有效地审查和分析供应商的资质，还可以增加采购透明度，减少人为干预，使采购更加公平公正，提高采购效率，缩短采购周期，提高采购公司的生产力，并且整个数字化采购过程缩短了采购时间，刺激了采购流程的重组，也大大提高了采购效率，降低招标失败的风险。

2.2 有利于招标采购文件的保存

招标和采购文件通常要保存10年，中标项目的信息至少要保存6个月，以便日后查阅。随着项目的堆积，所有纸质文件的存储成为一个大问题。这不仅需要一个单独的档案库来存储，还需要特殊的内部存储程序来防止损坏。而全过程的数字化招标采购只占用网络空间，代表有效的国家认证的数据信息，可以在服务器上创建加密存档。随着国内网络技术的进步，网络数据越来越安全，数据意外损坏的几率也大大降低。因此在招标平台上实行重点建档、统一控制，规范整个招标过程，提高管理效率。

2.3 提高了招标采购的整体效益

完整的数字化招标采购流程，可以解决小微供应商路途遥远等时间和成本问题，提高了采购利益相关者的便利。数字化采购在一定程度上具备了线上全公开、线下无交易、全程可追溯、线上线下全社会监督等的性质，大大震慑了腐败分子，降低了腐败交易的可能性，提高了采购诚信度，有效预防了腐败案件的****生。另外，由于需要搭建专门的线上采购平台，维持运营保障团队等需求，数字化采购的成初期成本较高，但从中长期看，可以大大节约社会资金，提高采购效率。在招标过程中使用电子担保，可以避免束缚小型和微型投标人的资源，降低招标成本。

2.4 提高企业的决策能力

采购企业可以对不同供应单位的整体数据进行分析和比较，充分分析招标采购过程中的大数据信息，对整个采购流程有更高的控制力，拓展决策的数据来源渠道。同样，通过所有精细的数据决策，投标人将能够分析大数据中的关键信息，如有针对性的采购行为偏好、行为模式、采购点和历史交易数据，从而做出参与决策。

三．招标采购全流程数字化的实践应用

当疫情****生时，对许多中小企业来说，继续工作和生产是非常必要的。特别是，评标专家可以在家里完成所有工作，而管理人员可以在家里在线实时监控整个过程。招标采购全流程的数字化应用主要包括以下几个方面：

第一，线上购买标书。一个单一的数字化投标平台可以进行网上公示，直接传递信息，购买标书，在线支付和下载投标文件。投标人不必线下亲赴招标人或招标代理机构处购买和领取文件。

第二，线上递交投标文件。各数字化采购平台提供免费下载的投标文件编制工具，使中小企业编制投标文件更容易、更智能。此外，中小企业可以节省旅行和交通费用，节省打印和装订纸质投标文件的费用，并在疫情期间避免在这个过程中可能出现的感染风险。

第三，线上开标。可以实现线上全流程采购的数字化平台均会针对每个数字化采购项目搭建一个虚拟开标室，可以实现网上开标、誊写投标文件和签署开标清单，增加数据量，减少人力。

部分平台除了可以实现项目经理和投标人之间的音频和视频交流外，数字化系统还提供了实时视频和截屏功能，以及工作中采购系统的桌面共享，大大拓展了中小企业的供应商、代理商和采购商远程参与的可能性。

第四，线上评标。招标文件的评价在整个招标和采购过程中起着重要作用，由评标员集中评标无疑会使防控新冠疫情的工作复杂化，各数字化采购平台可以通过线上评标模块使评标委员会成员在家里或单位组建评标小组，不需要人力集中。评标小组成员可以登录创建独立的评价、总结和签名，并通过语音和视频平台进行远程交流和监控。

第五，实现无纸化签字。无论是开标时的记录签字，还是每个结果报告上的签字，都可以用手机或平板电脑扫描签字，使开标和评标工作在线上就能完成，并能生成有效的成果性文件。

四．协同共建招标采购全流程数字化实践措施

4.1 加强数字化招标采购平台的建设

为进一步推进数字化采购工作，一方面，要加强现有数字化采购平台的创新运行，建立符合国家相关要求的基于互联网和云服务的招投标平台。数字化招标平台必须是高效的，符合法律规定的，可公开访问的，并不断监测的，才能用于各类数字化招标。并且数字化采购平台的管理必须考虑并优化平台启动前存在的问题，如系统不兼容、缺乏信息交换能力、投标过程过于复杂和用户体验不佳等问题。利用模型模拟企业的采购情况，提高用户体验，对异常的采购价格进行预警，避免采购风险。规范招标流程，调整内容，提高线上招标人员的绩效。

4.2 创新数字化招标管理系统

在改变招标和采购工作流程方面，数字化管理也应该是一种适当的创新。企业首先要简化传统的招标和采购流程，促进数字化采购的创新****展，加强采购部门与管理部门、财务部门、法律部门之间的沟通和信息交流，建立内部沟通的基础设施，在各部门的共同支持下管理数字化招标采购。例如，通过公布、审查和修订采购计划，在数据平台上共享招标信息。电子开标和评标系统设置了详细的参数，用于对招标项目的****布、投标文件的提交、开标、评标和结果公示进行数字化管理，实行电子开标和评标的标准化管理。该系统提供专门的客户端，使供应商能够在数字化招标平台上注册成为供应商，参与电子招标。其次，规范区域内专业资源的配置。企业利用信息技术建立一个专属的专家库，并对相关人员进行认证。经过认证的人员可以登录信息数据库，获取相关信息。这减少了信息维护成本，进一步提高了评标质量。

建立招标信息管理系统，使招标工作人员能够促进招标采购业务。技术人员可以通过适当的活动促进内网平台和外网平台的信息整合，支持公司数字化招标采购的可持续****展。其中，相关工作人员应收集、维护和总结内网和外网平台的信息。招标人按要求在内网平台上留下信息，如招标公司名称、投标登记文件等，投标人在内网平台上执行任务，如提取投标数据、编制投标文件、开标、评标和按照有关要求签订合同。由于与内网平台的良好整合，招标和采购的效率会得到了显著提高。然后，投标人在信息交换系统中查询投标的数据和信息，通过搜索和分析历史数据，可以获得有用的信息，并根据相关信息进行具体查询，如招标项目的资格标准、投标提交、评标方法、招标控制价等。

4.3 建立良好的招标采购组织

一个职责清晰、责任明确、角色分工合理、资源分配和管理反馈良好的采购组织，可以满足企业的战略****展需要。作为数字化****展的一部分，企业的招标采购活动正在****生变化，企业的组织结构也需要相应调整。在这种情况下，企业首先需要加强对其内部情况的研究和调查。找出现有组织运作结构中的问题，并采取恰当的措施解决它们。首先，规范采购人员的工作行为，明确其任务、职位、权利和责任。淘汰不适合管理组织的员工，选择一个有效的、有能力的采购管理团队，提高管理团队的人员素质。其次，规范集中采购和分散采购管理，明确两种采购方式的优缺点，将两种采购方式深度融合，通过数字化平台实现混合采购组织的结构和管理。同时，根据企业的战略****展需要，制定完善的采购管理计划，提高人力资源管理的专业技能，便于解决采购管理问题。例如，通过培训和指导，可以在数字化平台上讲解采购管理注意事项，加强员工的业务技能。再次，组织专业的评标委员会，从商业、技术、经济等不同角度完成评标工作，确保客观公正。在采购组织和管理中引入“供应链思维”，推动企业管理思想改革和技术创新。

4.4 建立网络监控管理平台

通过数字化平台对整个招标采购过程进行在线监控，企业在监控平台时，需要考虑到公众的需求，加强监控部门与其他部门的结合，通过联合监控提高监控管理的有效性。首先，根据企业数字化招标采购的基本需求，技术人员需要设计不同的功能模块，如分析模块、统计模块和监控模块。通过开****不同的功能模块，可以提高监控平台的效率。第二，可以引入全过程监控模式，实时分析招标、采购、支付企业分别带来的数据信息，为管理提供数据支持服务。第三，合理界定规范性指标。对规范性指标进行分类，并在系统内开****网络预警功能。一旦在招标或采购过程中出现严重违规行为，系统将自动报警，并向相关监管部门****出警报。第四，招标管理系统在在线监控管理平台上可以力求实现在线审批和活动跟踪功能，进一步提高了企业网上招标采购活动的公开性，防止串标等问题。第五是积极构建智能云链，利用互联网技术提前搜索特定的投标人数据，杜绝其他投标人暗中操纵的可能性。

五．结束语

总而言之，越来越多的企业将数字化技术融入到招标和采购过程中，这对企业的****展产生了积极的影响，为了充分利用数字化平台招标和采购，企业需要制定相应的控制措施。大数据技术实现了行业、人力资源和监管部门在单一平台和标准系统下的应用。数字化的使用，加上互联网的应用，将进一步****展数字化采购基础设施和采购平台，对提高招标采购的效率和企业及专业人士的效率起到重要作用。同时，也将为智能管理打下良好基础。随着数字智能化的深入****展，技术不断提升，管理方式不断改革，数字化交易系统的全流程不断优化和完善，系统服务的聚合功能、广度和深度也随着社会****展和供应管理质量的不断提高而不断拓展。希望以上的描述和总结能够为数字化招标采购应用的****展做出积极贡献。

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论文作者：刘梓晗 柯佳林 张卓

论文出处：2022年中国招投标协会获奖论文